Accueil & demandes
Enregistrez vos patients et saisissez leurs demandes de prestation.
ERP de gestion intégrée pour cliniques privées
Un seul dossier patient, de l'accueil à la sortie. Des montants calculés à la source.
Les tarifs viennent du catalogue et des conventions, chaque session de caisse se clôture avec son écart, et les honoraires des praticiens se calculent sur ce qui a été encaissé. Sans ressaisie entre les services.
En production à la Clinique El Djazaïr — Annaba
Ce que fait ERP Med, concrètement
Un prix, une source.
Le catalogue donne son tarif à chaque acte. L'accueil, la caisse, la facturation et les honoraires lisent le même.
Voir l'écran : Un prix, une source.Le caissier ne calcule rien.
Il encaisse le montant déterminé par le système. À la clôture, le montant compté est comparé au montant théorique, et l'écart est conservé.
Voir l'écran : Le caissier ne calcule rien.Chaque statut est horodaté.
De la programmation à la sortie, chaque changement d'état d'une admission porte sa date et son heure.
Voir l'écran : Chaque statut est horodaté.Des honoraires calculés sur l'encaissé.
Un barème par acte et par rôle, appliqué à ce qui a réellement été encaissé, session par session.
Voir l'écran : Des honoraires calculés sur l'encaissé.
Le constat
L'information existe. Elle ne circule pas.
Chaque service tient ses propres outils, et la direction reconstitue l'information au lieu de la lire. La gestion d'une clinique ne devrait pas être fragmentée.
01
Informations dispersées
Le dossier, la facture et le séjour d'un même patient vivent dans des outils séparés.
02
Gestion manuelle
Des opérations encore tenues à la main, recopiées d'un registre à l'autre.
03
Suivi des ressources
Difficile de savoir ce qui a été consommé, par quel service et pour quel patient.
04
Gestion des stocks
Produits et mouvements suivis en dehors du système, quand ils le sont.
05
Suivi des immobilisations
Les équipements de l'établissement sans registre unique ni historique.
06
Manque de visibilité
Les informations de gestion se reconstruisent au lieu de se consulter.
La solution
Chaque métier a son espace. Tous lisent les mêmes données.
L'accueil, les services de soins, le laboratoire et la chaîne financière s'appuient sur un socle commun : pas de double saisie, pas d'écart entre services.
Accueil & demandes
Admissions
Hospitalisation
Laboratoire
Caisse
Facturation
Conventions
Honoraires
Stocks
Immobilisations
Socle de données commun
- Dossier patient unique
- Catalogue de prestations et tarifs
- Praticiens et spécialités
- Droits d'accès par rôle
Le logiciel
Le parcours d'un dossier, écran par écran.
Aucune maquette : les écrans ci-dessous sont ceux du logiciel en production, présentés dans l'ordre où un dossier les traverse.
Partie IAccueil, admission et soins
Savoir, à tout moment, où en est le patient.
Du premier contact jusqu'à la sortie : la demande, l'admission, le séjour et les examens alimentent un seul dossier.
Accueil
La demande de prestation, point de départ du parcours
Le patient est enregistré une fois, avec un numéro d'identification permanent. La demande qui en découle alimente ensuite les autres modules.
- Consultation, laboratoire, radiologie, soin, anatomopathologie, scintigraphie et hospitalisation se saisissent dans le même écran.
- Le médecin prescripteur, la date de prescription et l'ordonnance numérisée sont rattachés à la demande.
- Le circuit de la demande est matérialisé par un statut, distinct du statut de paiement.
Tarification
Le montant se calcule à partir du catalogue
Chaque prestation ajoutée reprend son tarif du référentiel. La part prise en charge par l'organisme et le reste à charge du patient s'affichent dans le même écran.
- Ventilation du paiement : pris en charge convention, net à payer patient et taux de couverture.
- La remise est saisie en montant ou en pourcentage, avec son motif.
- Le total de la demande est recalculé à chaque ligne ajoutée.
Admissions
Chaque changement d'état est horodaté
L'horodatage est automatique : le parcours du séjour se relit comme une chronologie, sans rien reconstituer.
- Programmée, admis, en hospitalisation, bloc opératoire, retour en service, sortie : chaque étape porte sa date et son heure.
- Le bulletin d'admission rassemble l'identité, l'acte prévu, l'équipe et l'étage.
- Pièces d'identité et engagement du signataire sont numérisés avec le dossier.
Sortie du patient
Le séjour se relit poste par poste
Avant la sortie du patient, l'écran de préparation rassemble ce que le séjour a consommé, ce qui a déjà été payé et ce qui reste dû.
Hospitalisation
Chaque service travaille dans son propre écran
Médico-chirurgical, maternité, bloc opératoire : le personnel valide l'arrivée du patient, l'oriente et lui affecte un lit.
- Un agent ne voit que les dossiers du service auquel il est rattaché.
- L'affectation des lits est enregistrée, ce qui évite les doubles réservations.
- Entrée et sortie de bloc sont horodatées et remontent dans le dossier du séjour.
Lits et salles
Chaque lit, son état, en un coup d'œil
Chaque service dispose de son plan, où les lits apparaissent tels qu'ils sont disposés, avec leur état : libre, occupé, réservé ou en maintenance.
- Un onglet par service — bloc opératoire, maternité, médico-chirurgical, pédiatrie, réanimation, urgences… — avec son compteur de lits.
- Le plan se réorganise pour suivre la disposition réelle des chambres.
- Un lit en maintenance est signalé comme tel sur le plan.
Suivi au lit
La fiche navette remplace la feuille volante
Traitements administrés, constantes, consommables, médicaments et explorations deviennent des données du dossier.
- Tension, fréquence cardiaque, température et diurèse sont saisies avec leur horodatage.
- Des onglets distincts couvrent les consommables, les explorations, les produits et les stupéfiants.
- Ce qui est consommé pendant le séjour se retrouve sur la facture de sortie.
Laboratoire
Du prélèvement au résultat validé
Le laboratoire reçoit les demandes, répartit chaque paramètre vers l'appareil qui doit le traiter, puis saisit et fait valider les résultats.
- Chaque paramètre s'affiche avec son unité, son producteur de résultat et ses valeurs usuelles de référence.
- Le circuit va d'« étiquettes imprimées » à « diffusée », en passant par la validation biologique.
- Les examens à refaire font l'objet d'une liste dédiée.
Laboratoire
Chaque paramètre va vers son appareil
Le dispatching dirige les analyses vers l'automate ou la paillasse qui doit les traiter, avec le numéro de tube correspondant.
- Chaque appareil reçoit sa propre liste de travail.
- L'étiquette du tube est produite par le système, à partir de la demande.
- Une demande urgente est signalée dès la liste de travail.
Partie IIGestion financière
Réalisé, encaissé, facturé, rémunéré — sans ressaisie.
Ce qui a été fait auprès du patient devient, étape par étape, ce qui est encaissé, facturé aux organismes et versé aux praticiens.
Caisse
Le caissier ne calcule rien
Il retrouve la demande, vérifie le détail des prestations et encaisse le montant déterminé par le système.
- Espèces, carte bancaire, chèque ou virement ; le paiement partiel est possible.
- Chaque encaissement porte un numéro de reçu relié à sa demande et, s'il y a lieu, à son admission.
- Le reste à payer est recalculé à chaque versement.
Contrôle
Ouvrir, compter, clôturer
Tout encaissement appartient à une session ouverte par un caissier identifié. À la clôture, le système compare ce qu'il attend à ce qui est réellement dans le tiroir.
- Le montant théorique est calculé par le système, le montant réel est compté par le caissier.
- L'écart entre les deux est affiché et conservé.
- Chaque session garde la trace de qui l'a ouverte et de qui l'a close.
Conventions et facturation
La part de l'organisme est calculée à la source
Les factures se préparent à partir de ce qui a réellement été encaissé et pris en charge, sans reconstruction manuelle.
- Pour chaque bon : prix convention, part payée par le patient et part prise en charge.
- Un organisme reçoit une facture couvrant la période, pas des dizaines de documents isolés.
- Les avoirs et annulations apparaissent distinctement.
Honoraires
Un barème défini acte par acte, rôle par rôle
Le partage entre les intervenants et l'établissement est paramétré dans le système, prestation par prestation.
- Médecin, chirurgien, aide opératoire, anesthésiste, instrumentiste, panseuse, réanimateur et radiologue disposent chacun de leur taux.
- Un pourcentage distinct peut s'appliquer en convention.
- Les barèmes s'importent et s'exportent depuis Excel.
Honoraires
Du calcul au paiement du praticien
Les honoraires se calculent sur ce qui a été réellement encaissé, session de caisse par session de caisse.
- Montant TTC, base de calcul, pourcentage du rôle, montant dû au praticien et part revenant à la clinique.
- Le praticien peut consulter le détail, bon par bon, de ce qui lui est dû.
- Une remise accordée au patient se retrouve dans la base de calcul.
Vision d'ensemble
L'activité se lit par catégorie de prestation
La synthèse rassemble, sur la période choisie, ce qui a été encaissé et ce qui a été pris en charge par les organismes.
Partie IIIPilotage et administration
Vos règles, paramétrées sans intervention technique.
Le référentiel qui donne son prix à chaque acte, les conventions que vous faites évoluer vous-mêmes, et les tableaux de bord qui vous rendent compte de l'activité.
Référentiel
Un prix, une source
Le catalogue donne son prix à chaque acte. C'est lui que lisent l'accueil, la caisse, la facturation et les honoraires.
- Code, catégorie, nature et prix de base pour chaque prestation.
- Une prestation se désactive sans être supprimée, ou s'ouvre à la modification de prix à l'accueil.
- Le tarif public s'importe depuis un fichier Excel : ajouter, mettre à jour ou remplacer.
Conventions
Des organismes paramétrés une fois pour toutes
Mutuelles, entreprises et administrations sont enregistrées avec leurs tarifs et leurs règles propres.
- Taux de remise, conditions de facturation et de paiement, plafonds et ayants droit.
- La grille tarifaire complète de l'organisme se charge depuis un fichier Excel.
- Une convention peut être suspendue sans être supprimée : l'historique reste intact.
Tableaux de bord
L'activité de la clinique, lue plutôt que reconstituée
Le tableau de bord réunit treize vues, alimentées par les autres modules : finances, activité, production, patients et facturation. Chacune se filtre par période et s'affiche en barres, en courbes, en secteurs ou en tableau croisé.
Des tableaux de bord personnalisés, selon les besoins de votre clinique.
Nous ajoutons les indicateurs que votre direction veut suivre, construits sur les données déjà présentes dans ERP Med.
Les modules
Dix modules métier, un même référentiel.
Chaque module couvre un métier de l'établissement et partage les mêmes données de référence.
Admissions
Préparez les bulletins d'admission et suivez le statut des séjours.
Hospitalisation
Gérez les entrées par service, le bloc opératoire et les lits.
Laboratoire
Répartissez les analyses, saisissez et validez les résultats.
Caisse
Encaissez sur des sessions ouvertes et closes avec comptage.
Facturation
Préparez les factures des patients et des organismes.
Conventions
Paramétrez vos organismes conventionnés et leurs grilles tarifaires.
Honoraires
Définissez les barèmes par acte et par rôle, et suivez leur calcul.
Stocks
Suivez vos produits et mouvements de stock.
Immobilisations
Structurez le suivi de vos équipements et actifs.
Tableaux de bord
Recettes, activité, occupation des lits, honoraires : treize vues alimentées par les autres modules, et des tableaux de bord personnalisés selon vos besoins.
Transverse
Notre approche
Construit autour du fonctionnement réel d'une clinique.
Un patient qui traverse plusieurs services, des tarifs qui changent, des organismes conventionnés aux règles différentes, et des équipes qui ne doivent voir que ce qui les concerne.
- Simple à utiliser, rapide à l'écran.
- Chaque profil ne voit que ses propres écrans. Installé sur le réseau local de la clinique, le logiciel répond sans dépendre d'internet, et produit directement reçus, bulletins d'admission, factures et résultats de laboratoire.
- Le patient n'est saisi qu'une fois.
- Son numéro d'identification est permanent ; la demande, l'admission, le séjour, la caisse et la facture reprennent le même dossier.
- Chacun ne voit que ce qui le concerne.
- Les droits d'accès sont définis par rôle, et un agent ne voit que les dossiers du service auquel il est rattaché.
- Vos règles, sans intervention technique.
- Tarifs, conventions et barèmes d'honoraires se paramètrent dans le logiciel et s'importent depuis Excel.
- L'information se consulte au lieu de se reconstituer.
- Encaissements, part des conventions et soldes se lisent par catégorie de prestation, sur la période choisie.
Sécurité & confidentialité
Les questions à poser avant de confier vos données.
Dossiers de santé et flux financiers : vous devez savoir qui y accède, ce qui est tracé, où les données se trouvent et comment elles sont protégées. Voici nos réponses, point par point.
- Qui peut consulter les dossiers ?
Les droits d'accès sont définis par rôle. Chaque métier travaille dans son propre espace, et un agent de service ne voit que les dossiers du service auquel il est rattaché.
- Peut-on retracer ce qui a été fait, et quand ?
Les étapes qui engagent le patient ou l'argent laissent une trace datée :
- Chaque changement de statut d'une admission porte sa date et son heure.
- Chaque session de caisse conserve qui l'a ouverte, qui l'a close, et l'écart constaté.
- Chaque encaissement porte un numéro de reçu relié à sa demande.
- Prestations et conventions se désactivent sans être supprimées : l'historique reste intact.
- Un journal d'audit enregistre les connexions, les modifications de prix, les annulations et les remises.
- Où sont hébergées les données ?
Sur un serveur installé dans la clinique elle-même, sauvegardé automatiquement chaque jour. Y accèdent le personnel habilité de la clinique et, à distance, notre équipe, par un accès sécurisé.
- Comment les données sont-elles sauvegardées ?
Une sauvegarde complète est réalisée automatiquement chaque jour.
- Elle couvre la base de données et les documents numérisés : ordonnances, pièces d'identité, engagements signés.
- L'emplacement des copies est choisi par la clinique, selon sa propre politique de sauvegarde.
- Que se passe-t-il en cas de panne ?
Notre équipe est disponible 24 h/24 et 7 j/7 pour intervenir en cas d'incident : par téléphone, par WhatsApp ou sur site, selon la nature de la panne.
Étude de cas
Un logiciel déjà en production.
ERP Med n'est pas une maquette : il est utilisé au quotidien par les équipes de la Clinique El Djazaïr, à Annaba.
Clinique El DjazaïrAnnaba, Algérie01
Le contexte
- Type d'établissement
- Clinique privée
- Capacité
- 60 lits et 2 chambres VIP
- Activité
- Plus de 400 patients par jour
- Utilisateurs
- Plus de 30
- Services
- Consultations, médico-chirurgical, maternité, bloc opératoire, soins, laboratoire, radiologie, anatomopathologie, scintigraphie
- Avant ERP Med
- Deux outils distincts
02
Les modules déployés
L'établissement gère avec ERP Med son accueil, ses admissions, son hospitalisation, son laboratoire, sa chaîne financière, ses stocks et ses immobilisations.
- Accueil & demandes
- Admissions
- Hospitalisation
- Laboratoire
- Caisse
- Facturation
- Conventions
- Honoraires
- Stocks
- Immobilisations
03
Ce qui a changé
Aujourd'hui, le montant de chaque acte vient du catalogue et des conventions : le caissier encaisse ce que le système a calculé, et chaque session de caisse se clôture avec son écart. Les honoraires des praticiens se calculent sur ce qui a réellement été encaissé, et chaque étape du séjour d'un patient est horodatée. Les équipes s'en servent au quotidien sans difficulté, sur un logiciel stable et rapide.
Ils l'utilisent
Ceux qui l'utilisent au quotidien.
La direction et l'équipe technique de la Clinique El Djazaïr travaillent avec ERP Med au quotidien.
Clinique El Djazaïr
Djamal MiziPropriétaire, Clinique El DjazaïrClinique El Djazaïr
Zakaria BoudourResponsable technique, Clinique El DjazaïrDéploiement & accompagnement
Tout commence par vos règles.
Le déploiement commence par vos tarifs, vos conventions et vos barèmes : c'est ce qui permet ensuite au système de calculer chaque montant à votre place.
Le calendrier est établi avec vous à l'issue de l'analyse, selon la taille de l'établissement et les modules retenus.
- 1
Analyse de vos règles
Lors d'ateliers sur site avec la direction, la comptabilité, les chefs de service et l'informatique, nous recensons vos prestations et leurs tarifs, vos conventions et vos règles d'honoraires. Vous validez ce recensement par écrit.
- 2
Paramétrage
Notre équipe configure le catalogue, les conventions et les barèmes d'honoraires, et attribue à chaque utilisateur son rôle et ses droits d'accès. Vous vérifiez le paramétrage sur vos propres cas avant le démarrage.
- 3
Reprise des données
Nous reprenons les données de votre système actuel à partir de fichiers Excel ou CSV : fichier patients, tarif public, grilles tarifaires des conventions et barèmes d'honoraires, dans le périmètre défini lors de l'analyse.
- 4
Formation des équipes
Sur site, chaque profil est formé sur ses propres écrans et avec vos données paramétrées : accueil, services de soins, laboratoire, caisse, facturation et direction. Un référent par service relaie ensuite ses collègues.
- 5
Mise en service et suivi
Notre équipe est présente sur site pendant les premiers jours d'exploitation. Elle reste ensuite disponible 24 h/24 et 7 j/7, et assure la maintenance et les mises à jour du logiciel.
À propos
Qui conçoit et accompagne ERP Med.
ERP Med a été fondé par Ahmed Imed Eddine Bouzid, ingénieur en génie logiciel, intelligence artificielle et science des données. Le logiciel est aujourd'hui en production à la Clinique El Djazaïr, à Annaba, où notre équipe en assure le suivi 24 h/24 et 7 j/7.
Ahmed Imed Eddine Bouzid
Fondateur
Ingénieur en génie logiciel, intelligence artificielle et science des données.
Questions fréquentes
Ce que l'on nous demande avant de s'engager.
Où sont hébergées nos données ?
Sur un serveur installé dans votre clinique, auquel accèdent votre personnel habilité et, à distance, notre équipe, par un accès sécurisé. Une sauvegarde complète — base de données et documents numérisés — est réalisée automatiquement chaque jour, et vous choisissez où les copies sont conservées.
Pouvez-vous reprendre les données de notre système actuel ?
Oui, nous reprenons les données de votre système actuel. Tout ce qu'il peut exporter au format Excel ou CSV s'importe, à commencer par le fichier patients, le tarif public, les grilles tarifaires des conventions et les barèmes d'honoraires. Le périmètre exact de la reprise — historique des séjours, soldes en cours — est défini avec vous lors de l'analyse de vos règles.
Comment nos équipes sont-elles formées ?
Sur site, avant la mise en service, profil par profil : accueil, services de soins, laboratoire, caisse, facturation et direction. Chaque équipe est formée sur ses propres écrans, avec vos prestations et vos conventions déjà paramétrées. Nous formons en outre un référent par service, premier relais de ses collègues au quotidien. Un guide d'utilisation par profil vous est remis, et les nouveaux arrivants sont formés sur site ou à distance, selon vos besoins.
Quel support après la mise en service ?
Notre équipe est disponible 24 h/24 et 7 j/7. Elle intervient par téléphone, par WhatsApp ou sur site, selon la nature du besoin.
Peut-on adapter ERP Med à nos propres règles ?
Vos règles se paramètrent dans le logiciel, sans intervention technique : votre catalogue de prestations et ses tarifs, vos organismes conventionnés et leurs conditions, vos barèmes d'honoraires par acte et par rôle, et les droits d'accès de chaque profil. Tarifs, grilles de conventions et barèmes s'importent depuis Excel. Pour un besoin qui va au-delà du paramétrage, nous réalisons des développements sur mesure, étudiés avec vous au cas par cas.
Que se passe-t-il en cas de coupure internet ?
Vos équipes continuent de travailler normalement : ERP Med fonctionne sur le réseau local de la clinique et ne dépend pas d'internet. Seul l'accès à distance de notre équipe est interrompu le temps de la coupure ; le support reste joignable par téléphone et sur site.
ERP Med peut-il gérer plusieurs établissements ?
Oui, ERP Med peut gérer plusieurs établissements. L'organisation entre les sites — référentiels communs ou propres à chacun, vision d'ensemble pour la direction — est définie avec vous lors de l'analyse de vos règles.
Une démonstration sur vos propres cas.
Vos prestations, vos conventions et vos règles d'honoraires, déroulées dans ERP Med : vous jugez sur pièces.